Privacyverklaring ServiceSeintje

Voor gegevens die wij voor onze eigen doeleinden gebruiken — accountbeheer, facturatie, beveiliging en support — is Louis Digital Solutions verwerkingsverantwoordelijke. Voor de gegevens die jij als zakelijke gebruiker in ServiceSeintje invoert over je eigen klanten ben jij verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker; daarvoor geldt de verwerkersovereenkomst. Onze volledige bedrijfsgegevens, inclusief KVK- en btw-nummer, vind je op bedrijfsgegevens.

• Account- en profielgegevens: voornaam en e-mailadres van de gebruiker.
• Bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, standaard onderhoudsinterval en een eventueel antwoordadres voor klantmails.
• Authenticatie en beveiliging: gegevens die nodig zijn om in te loggen en een sessie veilig te houden, en vastlegging van het akkoord op onze juridische documenten (welke versies, door welke gebruiker, voor welk bedrijf en op welk moment).
• Abonnement en billing: status van proefperiode, het gekozen pakket (Basis, Pro of Teams), een toegekende Pilot Pro of een toegekend Teams-pakket, betaalreferenties en facturatiestatus. De betaling zelf loopt via Stripe; wij bewaren geen volledige kaartgegevens.
• Contact en support: naam, e-mailadres, eventuele bedrijfsnaam, onderwerp, bericht en — bij een melding vanuit de ingelogde omgeving — het paginapad en een schermafbeelding die je zelf vrijwillig bijvoegt.
• Technische en applicatiefoutinformatie: voor zover die daadwerkelijk wordt verwerkt, zoals route of paginapad, foutmelding en technische context van een fout, voor beveiliging en foutopsporing.
• Vrijwillig gedeelde ervaring: als je in de app je ervaring deelt, bewaren we je beoordeling en antwoorden om ServiceSeintje te verbeteren. Alleen als je daar in dat formulier expliciet toestemming voor geeft, mogen we je reactie als klantervaring op onze website of in marketing gebruiken, met de door jou gekozen weergave (bedrijfsnaam, voornaam of anoniem). Wij leggen daarbij vast waar en wanneer je toestemming hebt gegeven. Je kunt die toestemming altijd intrekken via info@serviceseintje.nl.
• Referralprogramma: de persoonlijke referralcode van een bedrijf, de koppeling tussen het verwijzende en het aangebrachte bedrijf, de kwalificatie- en beloningsstatus en waar nodig de Stripe-referentie van het toegepaste tegoed. Wij gebruiken dit om het referralprogramma uit te voeren, misbruik te voorkomen en tegoed correct te administreren.

Als zakelijke gebruiker voer je zelf gegevens in ServiceSeintje in. Daarbij horen:

• Klant- en contactgegevens en adressen van je klanten en contactpersonen.
• Gegevens over service-items zoals naam, merk, model en relevante datums.
• Onderhoudsgegevens, notities, foto's en informatie over contactmomenten.
• Automatiseringsinstellingen en de sjablonen voor herinneringen.
• De inhoud en het onderwerp van uitgaande herinneringen en follow-ups, plus verzendstatus en tijdstippen.
• De afleverstatus van een verstuurde herinnering: verstuurd, afgeleverd, vertraagd, niet aangekomen, spamklacht, mislukt of onderdrukt, met het tijdstip en een korte technische reden. Wij registreren niet of een bericht is geopend of aangeklikt.
• Afspraken: datum, tijd en status van een afspraak. Van een boekingslink die je met een klant deelt bewaren wij alleen een versleutelde verwijzing en de geldigheid, nooit de link of het token zelf.
• Bij ServiceSeintje Teams: een activiteitenlogboek per klant waarin staat wie binnen jouw bedrijf wat wanneer heeft gedaan, zonder de inhoud van notities of berichten.
• Een handmatig of via de applicatie vastgelegde reactie-status van een klant. Wij lezen inkomende e-mail van jouw klanten niet automatisch uit.

• Uitvoering van de overeenkomst: het leveren van ServiceSeintje, het bijhouden van servicemomenten, het versturen van klantmails die je zelf start en, wanneer je deze functie activeert, automatische serviceherinneringen en follow-up volgens de instellingen die je zelf hebt gekozen, accountbeheer en facturatie.
• Wettelijke verplichting: onder andere de fiscale bewaarplicht voor onze administratie.
• Gerechtvaardigd belang: beveiliging en misbruikpreventie, betrouwbaarheid en foutopsporing, het afhandelen van supportvragen en het verbeteren van de dienst op basis van feitelijk gebruik en meldingen.

Wij gebruiken je gegevens niet voor marketingprofielen of advertenties en vragen daar dus ook geen toestemming voor.

• Supabase — database, opslag en authenticatie.
• Resend — bezorging van e-mail.
• Lovable — hosting, build en infrastructuur van de applicatie, en waar van toepassing de infrastructuur of gateway waarlangs applicatie- of e-mailverkeer loopt.
• Stripe — abonnementen en betalingen voor onze eigen contract- en facturatieverwerking. Stripe kan voor bepaalde betaalverwerkingen ook eigen verantwoordelijkheden en rollen hebben op grond van de eigen voorwaarden en regelgeving.
• Google Fonts (Google) — uitsluitend het laden van de lettertypen Manrope en Karla voor de weergave van onze pagina's.

Deze partijen worden uitsluitend ingeschakeld om ServiceSeintje te kunnen leveren. Met partijen die daarbij persoonsgegevens namens ons verwerken maken wij passende afspraken en gebruiken wij de waarborgen die de AVG voorschrijft.

Sommige dienstverleners kunnen gegevens (mede) buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, bijvoorbeeld voor infrastructuur of ondersteuning. Voor zover dat gebeurt, vindt dat plaats op basis van een mechanisme dat de AVG toestaat: afhankelijk van de leverancier kan dat een adequaatheidsbesluit zijn, het EU-U.S. Data Privacy Framework en/of de EU Standard Contractual Clauses. Wij claimen geen eigen certificering. Wil je weten welke waarborgen op dit moment per leverancier gelden, neem dan contact met ons op.

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig is. Wij hanteren deze criteria:

• Contract-, account- en servicegegevens: gedurende de overeenkomst en daarna zolang nodig voor afwikkeling, wettelijke verplichtingen en de normale beveiligde back-upcyclus.
• Financiële administratie: volgens de wettelijke fiscale bewaartermijn.
• Support- en contactberichten en foutlogging: zolang redelijk nodig voor afhandeling, beveiliging en betrouwbaarheid van de dienst.
• Gegevens die je namens je eigen klanten invoert: zolang je die zelf in ServiceSeintje bewaart. Na beëindiging worden die volgens de keuze in de verwerkersovereenkomst teruggegeven of verwijderd, waarbij back-ups tijdelijk nog gegevens kunnen bevatten tot die volgens de normale cyclus worden overschreven.

Het interne technische logboek van onze automatische verzendronde bevat geen klantinhoud en wordt na 365 dagen automatisch opgeruimd.

Verwijderen van een account of bedrijf gebeurt niet automatisch: je dient daarvoor een verzoek in, wij controleren de identiteit en eventuele wettelijke bewaarplicht en handelen het daarna af. Wij noemen bewust geen exacte verwijdertermijnen die wij technisch niet garanderen.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen. Op hoofdlijnen: toegang is beperkt tot wie die nodig heeft, gegevens van verschillende bedrijven zijn van elkaar gescheiden via afdwingbare toegangsregels in de database, verbindingen zijn versleuteld en bestanden zoals installatiefoto's en supportbijlagen staan in private opslag. Om de beveiliging niet te ondermijnen geven wij hier geen gedetailleerde inrichting prijs.

ServiceSeintje gebruikt alleen strikt noodzakelijke cookies en lokale opslag: het bewaren van je ingelogde sessie en een voorkeur voor de weergave van de navigatie. Kom je binnen via een referral-link, dan bewaren wij de referralcode tijdelijk in de lokale opslag van je browser, zodat de verwijzing behouden blijft tussen registratie en het instellen van je bedrijf. Deze code is functioneel en wordt niet gebruikt voor advertentieprofilering of cross-site tracking. Wij gebruiken geen analytics-, tracking- of advertentiecookies. Daarom is er geen cookiebanner nodig.

Voor de vormgeving laden onze pagina's de lettertypen Manrope en Karla van Google-servers (fonts.googleapis.com en fonts.gstatic.com). Bij dat laden kunnen technische verbindingsgegevens zoals je IP-adres en browserinformatie aan Google worden doorgegeven. Wij gebruiken verder geen analytics- of advertentiescripts.

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering en beperking van de verwerking, het recht bezwaar te maken en, waar van toepassing, het recht op dataportabiliteit. Gaat het om gegevens die een zakelijke gebruiker in ServiceSeintje heeft ingevoerd? Neem dan eerst contact op met dat bedrijf; wij verwerken die gegevens namens hen en verwijzen betrokkenen door. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Als zakelijke gebruiker kun je de gegevens van je bedrijf zelf downloaden via Instellingen, onder “Privacy & gegevens”. Daar dien je ook een verwijderingsverzoek in.

Vragen over deze privacyverklaring of over je gegevens? Gebruik het contactformulier. Wij reageren zo snel mogelijk.